05 Feb Culinaire expeditie – effectief vergaderen doe je zo

Vergaderen, we doen het allemaal met enige regelmaat. En meestal vaker dan we zouden willen. Of het nu gaat om een contract afsluiten, een beslissing nemen of een brainstormsessie, het gebeurt doorgaans op dezelfde manier en in dezelfde omgeving. Maar wat is eigenlijk de juiste omgeving? En wat is de beste manier van vergaderen? Hoe hou je vergaderen leuk en efficiënt? Wij delen de beste tips & tricks.

Dinsdag om 14:30 uur is het beste moment om te vergaderen

Maandagen zijn vaak volgeboekt met vergaderingen om de rest van de week te bespreken en in te plannen. Echter, maandag blijkt één van de slechtere dagen. Volgens een studie onder ruim 2 miljoen respondenten is dinsdag om 14:30 uur het beste en meest productieve moment voor een beslissende meeting.

Carre opstelling is de slechtste vergaderopstelling

Volgens wetenschappelijk onderzoek van TNO is van de 4 vergaderopstellingen (vierkant, bar, huiskamer en rond) de traditionele carre vergaderopstelling de slechtste vorm voor een vergadering. Bij een vierkante tafel zit men letterlijk tegenover elkaar en is men daardoor meer geneigd om in de aanval te gaan. Dit helpt niet echt voor het groepsgevoel.

Staand vergaderen is beter dan zittend

Staand vergaderen is niet alleen iets nieuws, maar ook productiever en sneller dan zittend vergaderen. Volgens wetenschap is een staande vergadering 34% sneller dan een vergadering in comfortabele stoelen.

69% van de deelnemers aan een vergadering vindt deze niet productief

Uit een wereldwijd onderzoek blijkt dat 69% van de respondenten een vergadering ervaart als “niet productief”. Dit komt door ongestructureerde agenda’s, te laat beginnen met vergaderingen, te veel irrelevante deelnemers bij een vergadering of een ongeschikte locatie.

Hoe zorgt je voor een productieve meeting?
1. Structureer de vergadering met behulp van de P.O.S.T-method (Purpose, Structure, Outcome, Timing)

2. Pas je vergaderopstelling aan, afhankelijk van het doel van de meeting

3. Overweeg ‘speedy meetings’ die Google ooit bedacht. Een kortere meeting plannen, wat zorgt voor meer focus en rust.

4. Verdeel de rollen tijdens de vergadering en wijs een voorzitter en notulist aan om de efficiëntie en effectiviteit te waarborgen.

5. Kies voor een inspirerende vergaderlocatie om nieuwe ideeën en inzichten te genereren, zoals bijvoorbeeld onze boardrooms, kookstudio of inspiratieruimte met prachtig uitzicht over Amsterdam.

Wat mensen doen mensen tijdens vergaderingen? Wat leuke feitjes op een rij. 

• 91% dagdroomt
• 96% heeft wel eens een vergadering opzettelijk niet bijgewoond
• 39% is wel eens in slaap gesukkeld
• 45% heeft stress door het aantal vergaderingen per week
• 73% voert tijdens een vergadering andere werkzaamheden uit
• 47% klaagt dat vergaderingen op het werk de grootste tijdverspilling zijn.

Ook voeding heeft invloed op de energiebalans tijdens een vergadering. Lees er hier meer over.

Vergaderen is misschien niet altijd de leukste manier om te overleggen of te komen tot overeenstemming, maar met Eat2Gather zorg je ervoor dat je de bijeenkomst in ieder geval leuk afsluit. Boek na je meeting een kookworkshop. Leer bijvoorbeeld Italiaans koken tijdens een Italiaanse kookworkshop of boek bij ons een food walk of vaartocht door de stad.  Waar krijgen jullie zin in? Check hier ons aanbod.